Den interne kommunikation vedrører alle ansatte i Esbjerg Kommune.

Der skelnes mellem envejskommunikation i form af information og den dialogbaserede kommunikation.

Al intern kommunikation vægtes højt.
Ledere sørger for at informere deres medarbejdere, så de altid føler sig velinformerede – og også hører nyheder, før de når i pressen. Desuden videndeler kollegaer og sørger for at videredistribuere relevante informationer.

Esbjerg Kommune efterlever kanalstrategien og prioriterer brugen af digitale kanaler frem for analoge – også i den interne kommunikation.

De primære skriftlige interne kommunikationskanaler er:

• EKnet (der har over 8000 daglige brugere)
• Aula

I forhold til projekter og indsatser er det naturligt at tænke kommunikationsplanlægning ind fra starten. En veltilrettelagt kommunikationsindsats starter internt for i sidste ende at sikre projektets synlighed udadtil - og dermed øge chancerne for succes.

Nogle projekter og indsatser skal kun formidles internt. Selv når hensigten er at formidle eksternt, er det altid vigtigt at informere internt til relevante medarbejdere.

Indirekte arbejder Esbjerg Kommune med corporate branding ved at skabe rammerne for en arbejdsplads, der er så attraktiv, at medarbejderne har lyst til uopfordret at udbrede det positive budskab.

Alle ansatte fungerer altså som ambassadører for kommunen, og det er derfor vigtigt, at alle er velinformerede om aktiviteter i kommunen.

Ansatte ved Esbjerg Kommune går foran med det gode eksempel og bruger fortrinsvist de digitale kanaler.

Designmanualen udstikker retningslinjerne for den grafiske identitet både internt og eksternt.
Bemærk, at vejledningen i brug af EnergiMetropol-logoet findes som et tillæg til designmanualen.

Eksternt kommunikerer vi både med dem, vi yder en direkte ydelse eller service over for, og med dem, der primært har brug for at blive informeret. Vi skelner mellem brugere og borgere. Desuden kommunikerer vi med pressen for at nå ud til vores forskellige målgrupper.

I vores kommunikation holder vi os for øje, at vi som afsender kan fremstå både som offentlig virksomhed, servicevirksomhed og som demokratisk aktør.

De målrettede kommunikationsindsatser starter altid med en udpegning af den overordnede målgruppe. Herefter præciseres modtagerne, og de forskellige gruppers informationsbehov afdækkes.

Esbjerg Kommune efterlever kanalstrategien og prioriterer brugen af digitale kanaler frem for analoge.

www.esbjerg.dk er den primære kanal til distribution.

Desuden har Esbjerg Kommune ca. 250 subsites.

For at sikre, at de rigtige informationer når frem til målgruppen, planlægger vi tidligt i forløbet, hvordan vi bedst muligt kommunikerer.

Det handler blandt andet om at prioritere budskaberne og vælge det medie, der er mest relevant for modtagerne. Desuden er timingen ofte meget afgørende.

Vi har en åben og proaktiv tilgang til pressen. Det betyder, at vi selv tager initiativ til at gå i dialog med pressen.

Desuden sikrer vi, at alle henvendelser fra journalister behandles, så journalisten altid får et svar med respekt for deadlines. Vi gør med andre ord en aktiv indsats for at opnå et godt samarbejde med pressen.

Vi ønsker selvfølgelig at undgå uberettiget kritik og svarer derfor altid så præcist og konkret som muligt for at undgå misforståelser.

Begrebet krisekommunikation beskriver, hvordan vi i organisationen kan handle for at undgå, at en sag udvikler sig til en krise, samt hvordan vi håndterer det, når der allerede
er opstået en krise.

Vi opfatter en krise som en uventet begivenhed eller sag, der truer de forventninger, som interessenterne har til organisationen, eller som kan få alvorlige konsekvenser for organisationens selvopfattelse/ydeevne og resultere i negativ omtale.

Esbjerg Kommune bruger de sociale medier for at komme i dialog med borgerne om specifikke emner. Vores officielle Facebook-side bruges bl.a., når borgerne skal høres i
forhold til nye projekter, tilbud eller indsatser i kommunen.

Facebook-sider om projekter og nye tiltag knyttes sammen med den officielle side.

Kommunens tilstedeværelse i de sociale medier skal først og fremmest være relevant og vedkommende for bestemte brugere.

Inden et emne beskrives på et socialt medie, overvejer vi følgende:

• brugernes forventninger
• indhold
• aktualitet
• debatmuligheder.

Vi bruger primært de sociale medier i situationer, hvor vi ønsker, at mennesker kommenterer eller diskuterer specifikke emner. Derfor er vi opmærksomme på, at de forventer en reaktion eller en kommentar, og vi beskriver derfor, hvilke typer svar brugerne kan forvente på de enkelte sider.

Hvis muligt, angiver vi desuden forventede svarfrister.

Vi ønsker at skabe bevidsthed om kommunens værdier og identitet samt at tydeliggøre dem for omverdenen, så omgivelsernes opfattelse af kommunen er tidssvarende.

Overordnet er målet at påvirke den generelle opfattelse af Esbjerg Kommune, og derfor retter brandingindsatserne sig primært mod:

• Mulige tilflyttere fra ud- og indland, herunder både virksomheder og borgere
• De studerende
• Beslutningstagere og investorer
• De borgere, der allerede bor her
• Danske og udenlandske turister.

Styrkerne skal fremhæves, og overordnet bygger vi vores identitet op omkring Esbjerg Kommune som Danmarks EnergiMetropol, der handler om vores centrale rolle inden
for energiteknologi baseret på en stærk erhvervsklynge og et stærkt uddannelses- og forskningsmiljø.

I vores kommunikation holder vi os for øje, at der er tre vinkler på temaet energi. Nemlig den energi man kan:

• Få (herunder vores natur, uddannelsesmuligheder og kulturelle tilbud)
• Skabe (udvikling af de forskellige energiformer)
• Spare (hænger tæt sammen med vores klimapolitik)

Anerkendende priser og store events er også med til at brande Esbjerg Kommune.

Esbjerg Kommune prioriterer brugen af digitale kommunikationskanaler så som internet, mail, sms og selvbetjeningsløsninger frem for ikke-digitale kanaler. Digitale kanaler giver borgeren mulighed for at kontakte Esbjerg Kommune på alle tider af døgnet, de sikrer et lavt omkostningsniveau, ensartet service samt hurtig information.

Vi overholder kravene i Webtilgængelighedsloven som sikrer, at så mange borgere som muligt kan anvende vores digitale medier.

Kravene til håndtering af personfølsomme oplysning skal respekteres ved at bruge sikker tovejskommunikation som fx eBoks.

Vi skal opfordre til, at borgerne kommunikerer med os via de digitale kanaler, men skal samtidig tage hensyn til de personer, der har vanskeligt ved det.

Designmanualen udstikker retningslinjerne for den grafiske identitet og skal altid efterleves.

Målet med designmanualen er, at det altid fremgår tydeligt, når Esbjerg Kommune er afsender.

Budskabet om EnergiMetropol indarbejdes så vidt muligt i alt materiale.
EnergiMetropol-logoet skal i princippet opfattes som en udvidelse til designmanualen.