Som arbejdsgiver har vi ret til at behandle dine oplysninger, fordi du er ansat. Vi kan også behandle oplysninger om dig, når vi er retligt forpligtet til det, fx indberetning til SKAT. Det er blandt andet reguleret i forordningens art. 6, stk. 1, litra b og c, art. 9, stk. 2, litra b og databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 og § 12.  

I ganske få tilfælde skal vi have dit samtykke til at behandle oplysninger om dig jf. art. 6. stk. 1, litra a, fx ved indhentelse af børneattest.

Formålet med at behandle dine personoplysninger er at sikre, at du får den korrekte løn udbetalt, og at din ansættelse i øvrigt følger ansættelsesretlige, overenskomstmæssige og personalepolitiske regelsæt.

Derudover bruger vi dine oplysninger til fx opgaver angående arbejdsmiljøet i kommunen og til statistisk brug, opgørelser mv.

Dine oplysninger kan også bruges til at sikre kvaliteten af vores sagsbehandling.

Som eksempler på de oplysninger, vi behandler, kan nævnes:

Almindelige oplysninger

• Ansøgning, CV, uddannelsespapirer
• Ansættelsesvilkår og lønoplysninger
• Arbejdsopgaver, arbejdstid/flekstid
• Sygefravær, sygefraværsperioder og arbejdsskader
• Ferie, orlov, graviditet, barsel
• Efteruddannelse, kurser og tjenesterejser
• APV, medarbejdertilfredshedsundersøgelse og lederevaluering
• Jobskifte
• Disciplinære forhold
• Oplysninger om bipersoner (dine nærtstående, læge mv.)
• Computergenerede oplysninger, fx IP-adresse, telefonnummer, mailadresse
• Kantinekøb
• Brug af internet/systemer til logning (tekniske formål og kontroløjemed)
• Adgangskontrol/nøglebrik, GPS-overvågning ved brug af kommunale biler og evt. overvågning ved indgangspartier mv.

Følsomme oplysninger

• CPR-nummer
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• Strafbare forhold (fx straffe- og børneattest)
• Helbredsmæssige forhold mv.

Vi har de oplysninger, du selv har givet os. Derudover indhenter vi oplysninger fra andre myndigheder, offentligt tilgængelige steder mv. Vi kan eksempelvis også – med dit samtykke – indhente oplysninger fra en tidligere arbejdsgiver (reference).

Vi behandler dine oplysninger, så længe du er ansat i/tilknyttet Esbjerg Kommune, bl.a. for at kunne dokumentere, at vi har efterlevet vores forpligtelser over for dig som medarbejder. Når du er fratrådt, bevarer vi som udgangspunkt dine oplysninger i 10 år jf. forældelsesreglerne. Herefter overgives din sag til arkiv jf. arkivreglerne.

Dine oplysninger opbevares i vores ESDH-system (bl.a. elektronisk personalesag) og lønsystem. Det er kun de medarbejdere, der har en saglig, arbejdsmæssig grund, der må behandle dine personoplysninger.

Vi videregiver dine oplysninger til en række modtagere. Det er bl.a. følgende kategorier:

• Andre myndigheder, fx SKAT, Udbetaling Danmark og ATP
• Banker, pensionskasser, A-kasser og Nem-konto
• Faglige organisationer, tillidsrepræsentanter
• Arbejdstilsynet, Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, Ankestyrelsen
• Danmarks Statistik og Kommunernes og Regionernes Løndatakontor
• Vores databehandlere, der behandler og opbevarer dine oplysninger for os, fx IT-leverandører, herunder EKnet, lønsystem, mail- og kalendersystem, kantinesystem og ESDH-system