§ 1. Esbjerg Kommune har etableret en borgerrådgiverfunktion, som er forankret direkte under
Esbjerg Byråd og er uafhængig af kommunens udvalg og forvaltning. Borgerrådgiverfunktionen ledes af Borgerrådgiveren, jf. lov om kommunernes styrelse § 65 e.

§ 2. Borgerrådgiveren varetager nærmere af Esbjerg Byråd fastsatte opgaver om borgerrådgivning og borgervejledning. Borgerrådgiverens opgaver, kompetence og bemyndigelse er beskrevet i denne vedtægt.

Formålet med Borgerrådgiveren
§ 3. Formålet med Borgerrådgiveren er at styrke dialogen mellem borgerne og Esbjerg Kommune samt at bidrage til sikring af borgernes retssikkerhed i forbindelse med kommunens sagsbehandling og faktiske forvaltningsvirksomhed.
Stk. 2. Borgerrådgiveren skal gøre det lettere for borgere, brugere og erhvervsdrivende at klage over forhold, der vedrører Esbjerg Kommune samt medvirke til, at klager bruges konstruktivt til forbedringer af kommunens sagsbehandling og borgerbetjening.

Borgerrådgiverens forhold til Esbjerg Byråd og dens udvalg mv.

§ 4. Esbjerg Byråd ansætter og afskediger Borgerrådgiveren.

§ 5. Borgerrådgiveren er uafhængig af de stående udvalg, Borgmesteren og forvaltningen.
Stk. 2. Borgerrådgiveren refererer til Esbjerg Byråd, men fungerer i udøvelsen af sit hverv uafhængigt af disse. Esbjerg Byråd kan dog pålægge Borgerrådgiveren at gennemføre undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.
§ 6. Borgerrådgiveren afgiver en årlig beretning til Esbjerg Byråd, dog første gang efter et halvt år. I beretningen redegør Borgerrådgiveren for sin virksomhed, herunder eventuelle konstateringer af overordnede forhold inden for Borgerrådgiverens kompetence, som ikke er tilfredsstillende i kommunens sagsbehandling, borgerbetjening mv. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse fremkomme med forslag og anbefalinger til Esbjerg Byråd eller forvaltningen.
Stk 2. Direktionen orienteres om den årlige beretning.
Stk. 3. Beretningen offentliggøres.

Borgerrådgiverens kompetence
§ 7. Borgerrådgiverens virksomhed omfatter kommunens økonomiudvalg og stående udvalg, Borgmesteren og forvaltningen, herunder institutioner, virksomheder og tjenestesteder, der er omfattet af Esbjerg Byråds virksomhed.
Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i forhold til organerne nævnt i stk. 1 behandle klager mv. over
1) sagsbehandling,
2) personalets adfærd,
3) udførelsen af praktiske opgaver (faktisk forvaltningsvirksomhed),
4) diskrimination.
Stk. 3. Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager mv. over
1) Det faglige indhold i kommunale afgørelser
2) politiske beslutninger, fx det politisk vedtagne serviceniveau mv.,
3) spørgsmål vedrørende kommunens personale – og ansættelsesforhold,
4) spørgsmål, der kan indbringes for lovhjemlede klageinstanser,
5) spørgsmål, der er indbragt for det kommunale tilsyn, Folketingets Ombudsmand eller
domstolene.
6) Forhold, som Esbjerg Byråd har behandlet og taget stilling til.
Stk. 4. Borgerrådgiveren må endvidere afvise at behandle forhold, som har været bedømt af Økonomiudvalget, de stående udvalg eller Esbjerg Byråd.

Borgerrådgiverens opgaver
§ 8. Borgerrådgiverens faste opgaver består i at bistå borgere, der er utilfredse med Esbjerg Kommunes handlinger og undladelser, herunder ved
a) at behandle klager over Esbjerg Kommune,
b) at yde vejledning i klagesystemet i sager, der vedrører Esbjerg Kommune,
c) at yde hjælp til forståelse af afgørelser mv. fra Esbjerg Kommune, og
d) at tilbyde mægling i sager, hvor dette antages at kunne løse konflikter mellem forvaltningen og
borger.

Henvendelse til Borgerrådgiveren
§ 9. Henvendelser til Borgerrådgiveren kan rettes af enhver, der har individuel, væsentlig interesse i sagen.
Stk. 2. Henvendelser over forhold, som kan være til gene for en bredere kreds af borgere, kan indgivesaf enhver, der er væsentligt berørt af forholdet.

§ 10. Borgerrådgiveren afgør selv, om en henvendelse giver grundlag for en undersøgelse og hvilke dele af henvendelsen, undersøgelsen skal omfatte.

§ 11. Klagen skal indgives senest 1 år efter, at forholdet er begået.
Stk. 2. Borgerrådgiveren kan i særlige tilfælde se bort fra overskridelse af klagefristen i stk. 1, hvis
1) klagen har fortsat fornøden retlig interesse for borgeren,
2) det er muligt at få sagen tilstrækkeligt oplyst samt
3) en undersøgelse af sagen konkret eller generelt kan bidrage til en forbedring af den aktuelle
sagsbehandling i kommunen, herunder ved at sætte fokus på relevante forvaltningsretlige regler og
principper.
Stk. 3. Hvor de i stk. 2 nævnte hensyn ikke samlet er opfyldt, kan Borgerrådgiveren i ganske særlige tilfælde i stedet lægge vægt på, om formålet med  Borgerrådgiverfunktionen i øvrigt taler for, at sagen behandles.

Iværksættelse af undersøgelser og inspektion
§ 12. Borgerrådgiveren kan, efter samråd med Esbjerg Byråd, gennemføre inspektion og generelle undersøgelser af udvalgte forvaltningsområder.
Stk. 2. Borgerrådgiveren kan foretage inspektioner af institutioner, virksomheder samt tjenestesteder, der hører under Esbjerg Byråds virksomhed.

§ 13. Forvaltningen er forpligtet til at meddele Borgerrådgiveren de oplysninger samt udlevere de dokumenter mv., som forlanges af Borgerrådgiveren.
Stk. 2. Borgerrådgiveren kan afkræve forvaltningen skriftlige udtalelser. Forvaltningen kan beslutte, at underordnede enheder inden for forvaltningens område kan besvare Borgerrådgiverens henvendelser på forvaltningens vegne.
Stk. 3. Borgerrådgiveren kan besigtige ethvert tjenestested og har adgang til samtlige lokaler og lokaliteter i kommunen.

Frist for svar til Borgerrådgiveren
§ 14. Forvaltningen skal besvare Borgerrådgiverens henvendelser inden tre uger, medmindre Borgerrådgiveren fastsætter en længere frist.
Stk. 2. Hvis forvaltningen ikke kan nå at svare inden den fastsatte frist, skal forvaltningen orientere Borgerrådgiveren om dette samt baggrunden herfor og oplyse, hvornår forvaltningen forventer at kunne svare.

Medvirken til forbedringer
§ 15. Borgerrådgiveren skal i konkrete og generelle sager medvirke til at forbedre forholdene for brugerne af Esbjerg Kommune. Borgerrådgiveren skal i denne forbindelse yde konsultativ bistand til forvaltningen og medarbejdere i kommunen, herunder ved
1) at sikre tilbagemelding til kommunen om sine overordnede konstateringer, jf. § 6,
2) at tilbyde undervisning til medarbejdere i kommunen,
3) at yde vejledning om spørgsmål vedrørende sagsbehandling og forvaltningsret mv.,
4) at yde bistand i forbindelse med projekter o.l. til forbedring af kommunens sagsbehandling og betjening af borgerne og
5) på anden måde bidrage til konstruktive, fremadrettede initiativer, der kan forbedre sagsbehandlingen og betjeningen af borgerne.

§ 16. Borgerrådgiveren skal bedømme, om Esbjerg Kommune har handlet i strid med gældende ret eller på anden måde har gjort sig skyldig i fejl eller forsømmelser, herunder tilsidesat principperne for god forvaltningsskik.
§ 17. Borgerrådgiveren kan udtale sin opfattelse af en sag eller et sagsområde. Borgerrådgiveren kan i den forbindelse udtale kritik, fremkomme med forslag, anbefalinger eller henstillinger.
Stk. 2. Borgerrådgiverens udtalelser er ikke bindende for forvaltningen, men forvaltningen skal meddele Borgerrådgiveren, hvis en anbefaling eller en henstilling ikke bliver fulgt af forvaltningen.
Borgerrådgiveren kan i sådanne tilfælde orientere direktionen, det respektive stående udvalg eller Esbjerg Byråd om forholdet.
Stk. 3. Såfremt Borgerrådgiverens undersøgelse af en sag viser, at der i kommunen må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal Borgerrådgiveren orientere forvaltningen og give meddelelse om sagen til Esbjerg Byråd.

Principperne om udtømt dialog og inddragelse
§ 18. Uoverensstemmelser mellem borger og forvaltning skal søges løst mellem disse, inden Borgerrådgiveren kan tage stilling til dem.
Stk. 2. Borgerrådgiveren må ikke udtale kritik, afgive henstilling mv., før vedkommende forvaltning mv. i kommunen har haft lejlighed til at udtale sig.
Stk. 3. Hvis en klage ikke giver Borgerrådgiveren anledning til kritik, henstilling mv., kan sagen afsluttes, uden at Borgerrådgiveren forinden forelægger klagen til udtalelse for vedkommende forvaltning mv.

§ 19. Borgerrådgiveren udøver ledelsesretten inden for sit område og ansætter og afskediger selv sit personale, i overensstemmelse med Esbjerg Kommunes personalepolitik og i samarbejde med Esbjerg Kommunes personale- og udviklingschef.
Stk. 2. Borgerrådgiveren er ansvarlig for, at medarbejderne inden for Borgerrådgiverens område til enhver tid er i besiddelse af de nødvendige kompetencer.
§ 20. Borgerrådgiveren har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som Borgerrådgiveren bliver bekendt med i sit virke. Det samme gælder Borgerrådgiverens personale.
Stk. 2. Borgerrådgiveren skal respektere borgerens anonymitet, hvis borgeren fremsætter begæring herom. Borgerrådgiveren må i sådanne tilfælde afholde sig fra at gennemføre undersøgelser i anledning af det oplyste undtagen i helt særlige tilfælde, f.eks. hvor oplysningerne giver mistanke om fortsatte grove eller væsentlige fejl, der berører en bredere kreds af personer.

Løbende tilbagemelding
§ 21. Borgerrådgiveren fører løbende dialog med forvaltningen om behov og muligheder for forbedringer af kommunens sagsbehandling mv. og orienterer forvaltningen om sine overordnede konstateringer.

Offentlighed
§ 22. Borgerrådgiverens arbejde er underlagt størst mulig åbenhed. Borgerrådgiverens
undersøgelser er således offentligt tilgængelige med de begrænsninger, der følger af regler om tavshedspligt mv.

§ 23. Denne vedtægt træder i kraft den 1. juni 2014.