1. Titel
Esbjerg Kommunes Udbudspanel
2. Baggrund
Panelet vil arbejde med alle områder af kommunens indkøb, dvs. såvel varer og tjenesteydelser som bygge- og anlægsopgaver. På baggrund af studiebesøg ved London City erfarede Esbjerg Kommune, at der her var et godt samspil kommunen og erhvervslivet imellem via et panel, som drøftede de udbud, kommunen arbejdede med. Derfor ønsker Esbjerg Kommune nu at oprette noget tilsvarende i samarbejde med Business Esbjerg.
3. Formål
Panelet fungerer som ambassadører for Esbjerg Kommune og for de udbud der laves.
Derudover indgår panelet som strategisk orienterede sparringspartner for Esbjerg Kommune og bidrager til:
Udbudspanelet skal være et forum, hvor undren og udfordringer drøftes, samt hvor viden deles mellem de deltagende parter.
Formålet med Udbudspanelet er at skabe et tættere bånd mellem Esbjerg Kommune og Esbjergs lokale erhvervsliv.
At flere lokale tilbudsgivere afgiver tilbud på kommunens opgaver ved at
- undersøge konkrete barrierer, det lokale erhvervsliv kan opleve ved at skulle byde på kommunens opgaver
- skabe øget konkurrence, eksempelvis ved at opdele udbud i mindre aftaler samt klæde lokale leverandører på til at afgive tilbud
At der skabes øget viden om og forståelse for udbudsreglerne blandt lokale virksomheder ved at
- skabe viden om og få input til konkrete udbud
- have fokus på kontraktstyring
- erfaringsudveksling mellem kommunen og det lokale erhvervsliv via drøftelser i Udbudspanelet
At der bliver en øget dialog mellem kommunen og det lokale erhvervsliv
- Skabe viden om udbudsreglerne eksempelvis via temamøder
- Fremlæggelse af kommunens udbudsplan for Udbudspanelet og på panelets hjemmeside
- Skabe synlighed omkring Udbudspanelet fx via erhvervsseminar og sociale medier
4. Organisering
Udbudspanelet består af:
- Esbjerg Kommunes økonomichef (formand)
- Esbjerg Kommunes chef for Udbud & Indkøb
- Esbjerg Kommunes ejendomschef
- Udbudskonsulent fra Udbud & Indkøb
- En repræsentant fra Business Esbjerg
- En repræsentant fra Din Forsyning
- Seks repræsentanter fra det lokale erhvervsliv. Her kan bl.a. være tale om erhvervsdrivende, faglige organisationer og interesseorganisationer. Der søges bredes mulig repræsentation.
Der vil være en løbende udskiftning af paneldeltagerne ud fra følgende kriterier:
- Der skal gennemføres en udskiftning af 50% af repræsentanterne fra det lokale erhvervsliv hvert 2. år
- Branchespredning skal søges fastholdt også ved udskiftning. Såfremt der fremkommer mange ønsker om deltagelse, er det Esbjerg Kommune og Business Esbjerg, som i samarbejde udvælger de kommende medlemmer.
5. Evaluering
Gruppens kommissorium evalueres hvert andet år. Senest sket ultimo 2019.
6. Mødefrekvens og mødeafholdelse
Møderne afholdes omkring fire gange årlig. Møderne afholdes på skift ved deltagerne.
Esbjerg Kommune varetager opgaven med at indkalde til møder, udsende dagsorden samt skrive referater. Alle deltagere kan komme med forslag til dagsordenspunkter og oplæg til møderne.
Gældende fra december 2019