Jf. vejledning fra KTC/KL kan kommunen altid medregne alle sagsbehandlingsskridt i byggesagen fra start til slut. Dette gælder sagsbehandling som har en naturlig tilknytning til byggesagsbehandlingen i sager, der munder ud i en afgørelse i form af tilladelser (også nedrivningstilladelser), midlertidige tilladelser, anmeldelser, dispensationer og helhedsvurderinger med hjemmel i byggelovgivningen. Herudover kan der opkræves gebyr for afslag samt i sager hvor ansøger trækker sin ansøgning tilbage (se evt. nedenstående pkt. a).
Sædvanlige sagsbehandlingsskridt i en byggesag vil typisk være:
- Sagsmodtagelse og sagsoprettelse.
- Screening og eventuelt mangelbreve/kvitteringsbreve.
- Modtagelse og journalisering af resterende materiale.
- Sagsbehandling, byggeloven (gælder også nedrivning af bygninger).
- Påse overensstemmelse med anden lovgivning (kap. 1.10), eksempelvis en planmæssig vurdering af det ansøgte.
- Partshøringer (forvaltningsloven) i forbindelse med eventuelle dispensationer fra eller
- Løbende møder med ansøger/rådgiver m.fl.
- Indhente udtalelser fra eksempelvis vej- og miljømyndighed (og deres udgifter forbundet med vurdering af byggesagen)
- Indhente udtalelse fra beredskabsmyndighed/brandvæsenet (gennemgang af brandstrategi m.v.)
- Behandle eventuelle svar og indsigelser fra partshøring foretaget efter forvaltningsloven.
- Politisk forelæggelse.
- Meddelelse af byggetilladelse (eller anden tilladelse) samt dispensation(-er) eller meddelelse af afslag.
- Opfølgning på vilkår i byggetilladelse. Herunder rykkere.
- Modtagelse og journalisering af henholdsvis start- og færdigmelding.
- Midlertidig ibrugtagningstilladelse.
- Besigtigelser.
- Endelig lovlig ibrugtagning/færdigmelding.
- Indberetning/endelig ajourføring af BBR (arealer, samt datoer for ansøgning, byggetilladelse og høringsperioder samt oplysninger om byggeskadeforsikring).
- Afslutning af byggesagen defineres som det tidspunkt, hvor bebyggelsen kan tages endeligt, lovligt i brug.
- Klagesagsbehandling, retssager og politisager, jf. dog nedenstående pkt. a.
Tidsregistreringen vil dog ske i forhold til følgende 3 'blokke':
- Sagsoprettelse og journalisering
- Sagsbehandling
- Sagsafslutning
Pkt. a.
Klagesagsbehandling kan kun medregnes, hvis forløbet tidsmæssigt finder sted, inden byggesagen er afsluttet med endelige, lovlig ibrugtagning af bebyggelsen (eksempelvis medregnes klagesagsbehandling i forbindelse med partshøring).
Klages der efter byggesagens afslutningstidspunkt, kan tidsforbruget altså ikke medregnes. Dette af demokratisk hensyn, idet gebyret i sådanne sager – helt eller delvist uforskyldt – kan give meget stor forskel på gebyret i de enkelte sager, hvis bygherre skal betale for medgået tid til sagsbehandling af vedvarende klager.
Tidsforbruget i forbindelse med lovliggørelsessager medregnes efter samme principper som ovenfor ved en ”almindelig” byggesag, idet der opkræves gebyr for perioden fra kommunen har påbegyndt lovliggørelsessagen og indtil byggeriet er lovliggjort, så kommunen kan afslutte lovliggørelsessagen. Der skelnes ikke mellem fysisk og retlig lovliggørelse.
I tilfælde af, at ansøger i løbet af processen selv trækker sin ansøgning tilbage, og sagen derfor annulleres, kan der opkræves gebyr for den tid, der er medgået fra byggesagens start, til den annulleres (denne mulighed fremgår alene af gebyrvejledningen, og KTC/KL formoder derfor, at vejledningens tekst er udtryk for at være en udmøntning af bemyndigelsen i lovbestemmelsen til at fastsætte regler herfor).
